SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EIS)

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EIS)

Pengertian Sistem Informasi Eksekutif (EIS)
Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengnai kinerja keseluruhan perusahaan.
Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya kinerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Konsep dasar tersebut terbagi atas 3 hal, yaitu :
a. Faktor penentu keberhasilan (critical success factor)
Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.
b. Management By Exception (MBE)
Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.
c. Model Mental
Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya .
Konfigurasi EIS berbasis computer pada dasarnya meliputi sau computer personal. Dalam perusahaan PC dihubungkan dengan mainframe. Computer personel berfngsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder (hardisk) yangmenyimpan database eksekutif. Database eksekutif data dan informasi yang telah diproses sebelumnya telah diproses oleh komputer sentral. Eksekutif hanya tinggal melakukan menu pilihan untuk melakukan proses. System juga memungkinkan pemakai menggunakan kotak pos elektronik untuk mengakses data dan informasi dari lingkungan.
Keputusan Penerapan EIS
Untuk memutuskan apakah akan diterapkan EIS berbasis computer atau tidak perusahaaan perlu membuat tiga keputusan :
a. Perlu mengembangkan EIS ?
Jika tidak, eksekutif akan mengandalkan system yang ada
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada ( ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi )
b. Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai
Jika ada, gunakan perangkat lunak tersebut
Jika tidak ada, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah menambah efisiensi jika di lakukan penambahan perangkat lunak.
c. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?
Jika ya, maka perangkat lunak dibeli
Jika tidak, staf spesialisasi informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS sendiri .
Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan EIS
a. sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu mendorong penerapan EIS diperusahaan
b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan
c. staf jasa informasi yang sesuai
harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.
d. Teknologi Informasi yang sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
Comment Denden Putra Pamungkas
Sistem Informasi Eksekutif atau Executive Infromation System (EIS) merupakan salah satu bagian penting yang harus dimiliki oleh bagian eksekutif, misal: direktur, manajer, dan atau tingkatan yang setara dengan itu, untuk bisa mengawasi dan seterusnya bisa melakukan evaluasi dan bisa mengambil keputusan melalui DSS ( Sistem Penunjang Keputusan ) dengan melihat hasil yang diperoleh dari Sistem Infrmasi eksekutif tersebut.
Pengembangan EIS dapat terjadi akibat:
1. Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan diluar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan (bahan mentah, dll), persaingan yang meningkat serta semakin ketatnya peraturan pemerintah.
2. Tekanan internal, meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan sistem pelaporan yang lebih efisien.
Keuntungan yang bisa didapat dengan adanya EIS, diantaranya :
1. Sangat membantu manajer atau tingkatan yang setara, untuk bisa menjalankan fungsi sebagai pengawas kinerja perusahaan secara keseluruhan, karena memiliki kemampuan untuk analisa data.
2. Membantu manajer untuk melakukan komparasi / perbandingan antara perncanaan awal dengan kinerja yang sejauh ini telah berjalan.
3. Memberikan gambaran tentang hasil dari operasi perusahaan yang selanjutnya bisa diambil sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan Keputusan.
Sedangkan Kelemahan yang ada pada EIS, diantaranya :
1. EIS menggunakan perangkat sistem informasi dengan teknologi yang tinggi. Untuk itu pasti akan terasa berat bagi perusahaan-perusahaan kecil untuk bisa menggunakannya, karena memerlukan biaya yang cukup tinggi.
2. Kesulitan dalam memahami sifat yang menginginkan sistem yang digunakan harus lebih responsif dari pada manusia atau personel staffnya.
3. Perlu dilakukan upaya untuk mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya terhadap EIS.
Dari beberapa hal tersebut di atas, maka EIS sebaiknya:
1. Harus dibuat/dikembangkan oleh personil yang mempunyai ketrampilan bisnis maupun teknis
2. Harus mudah digunakan, sehingga bisa dianggap bersifat intuitif (mudah dimengerti).
3. Mengekstraksi, menyaring, meringkas dan menangkap data yang penting.
4. Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian dan drill down (yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang berada di bawah data yang teringkas).
5. Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.
6. Bersifat user-friendly dang menggunakannya hanya dibutuhkan ketrampilan yang sedikit tanpa pelatihan.
7. Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary (perantara).
Posted by : Denden P Pamungkas, [Kelas: 11.3A.16, NIM: 11085849]